Diante toda a mudança tecnológica que vivemos atualmente, qual o grau de digitalização da sua empresa? Como esse fator pode influenciar de maneira direta nos resultados no mercado?
Pensando sobre como as pequenas empresas eram constituídas no passado, podemos lembrar que essas empresas tinham como maior insumo das atividades administrativas os papéis. Eram boletos, notas fiscais, cartas de cobrança, enfim os papéis circulavam dentro da empresa contendo informações, e elas eram depois inseridas também nos sistemas ERPs.
Mas o cenário das empresas vem mudando drasticamente de algum tempo até agora. E mesmo com esse fator muitas empresas ainda não conseguiram se livrar de processos manuais e muito menos da existência de papel. Se esse é o seu caso, você precisa transformar a sua empresa o mais rápido possível.
Como transformamos a nossa empresa
Com mais de 20 anos no mercado a nossa empresa passou por um grande processo de transformação. Para que possa entender esse processo de digitalização é importante que saiba que isso eliminou todo o fluxo de papéis e também uma série de funções manuais dentro da Tactus Contabilidade Online. Dentro de um processo digital o trato manual com os documentos foi diminuindo cada vez mais.
Passamos por um processo de transformação que mudou a nossa realidade, transformando nosso negócio em uma empresa contábil digital. Saímos da realidade de uma empresa totalmente manual e cheia de papéis para uma que trabalha com informação e consegue trazer essa informação de diferentes formas e fontes de referência.
A informação hoje em dia não vem somente do nosso cliente, nós conseguimos importar informações de outros fatores. Como também do sistema que o nosso cliente utiliza e dos fornecedores de nossos clientes quando importamos diretamente os arquivos fiscais com utilização de ferramentas. Importamos também a informação bancária diretamente dos sistemas conectados com as contas bancárias dos clientes. Desse modo temos clientes que nem precisam encaminhar um extrato bancário para contabilização.
Nesse processo de mudança todas essas informações passam a estar dentro dos nossos sistemas. E esses sistemas não só trazem as informações exclusivas sobre os valores da nota fiscal, estoque, mas também informações financeiras do cliente. Com a adoção do ContaAzul como sistema de gestão financeira cada vez mais para a nossa base de clientes conseguimos enxergar de perto como estão as práticas de gestão deles e como elas influenciam diretamente nos seus resultados.
A partir de outubro de 2018 a Tactus fará parte de um grupo selecionado de empresas contábeis que adotarão a nova plataforma de Contabilidade Online e Gestão Financeira da ContaAzul.
Essa plataforma será lançada no evento ContaAzul [con] que será o maior evento de tecnologia contábil do Brasil.
Por exemplo, quando um cliente não paga seus impostos, mas consequentemente faz retiradas regulares do lucro podemos identificar e prestar as orientações aplicáveis nesse caso, tal qual os riscos relativos a distribuição de lucros irregular que ficarão evidentes com a entrega do SPED.
As empresas precisam mudar
Por mais que a digitalização seja iminente, muitas empresas ainda resistem a tornar o seus negócios cada vez mais digitais. Em muitos casos a empresa não consegue fugir da utilização de tantos papéis ou mesmo migrar para utilização de sistemas mais virtuais. Nós temos hoje os sistemas SaaS (Software como Serviço), que são sistemas inteiramente nas nuvens e isso pode gerar uma resistência no momento da contratação.
Os empresários, não raro, tendem a acreditar que para manter o controle da sua empresa é preciso que tenha documentos e o sistema dentro do seu computador pessoal ou servidor. Mas realmente tem que ser assim? Essa é a maneira mais segura de armazenamento?
Numa relação entre uma empresa e a sua contabilidade digital migramos todas as informações para as nuvens, dessa maneira as informações dos nossos clientes não ficam mais em nossas mãos, ficam num lugar muito mais seguro. Existem soluções desde serviços do Google para empresas como o GSuite como ferramentas que atendem diferentes necessidades.
Diferentes ferramentas online
Só para ter uma idéia, na Tactus Contabilidade Online usamos mais de 20 diferentes ferramentas SaaS para execução dos nossos serviços no mercado. Existem inúmeros sistemas de arquivamento digital, e eles tem sistema de segurança próprio, isso proporciona maior segurança do que temos à nossa disposição dentro de um servidor.
Não há como comparar a segurança de um simples servidor de um escritório com a da Google®, por exemplo.
A Google disponibiliza muitos serviços pagos com esse objetivo que darão ao empreendedor inúmeras possibilidades de controle. Para que possamos ter ideia, é possível olhar até mesmo se um funcionário apagou um arquivo, e mais, é possível resgatar esse arquivo auditando as alterações feitas por um funcionário.
E tudo isso só é possível através da tecnologia.
Portanto, será que terá mais segurança com as informações dentro da sua empresa? Você já parou para pensar que pode ocorrer um sinistro ou até mesmo roubo de dados por meio de invasão de servidores? Fato que já aconteceu em centenas de pequenas empresas. Nesse tipo de crime é como se houvesse um sequestro dos dados da empresa, para recupera-los é preciso pagar um tipo de resgate.
Numa empresa digital você sai do ambiente arriscado e começa a utilizar ambientes digitais seguros. Esses ambientes são variados e oferecem grandes possibilidades. É possível realizar a gestão financeira em um sistema digital como nós que, por exemplo, utilizamos o sistema ContaAzul.
Algumas das tecnologias que estão transformando as relações das empresas são:
- SaaS (Software como Serviço)
- Inteligência artificial
- Machine Learning
- Cloud Service
- Robotização
E não é só isso, utilizamos outros sistemas para comunicação com o nosso cliente. Sistemas de comunicação permitem que ao invés dele se deslocar até nossa empresa contábil ele faça isso digitalmente em uma reunião virtual que pode até ser gravada para consulta futura. As possibilidades tecnológicas começam a gerar oportunidades inimagináveis em uma proposta de relações entre empresas à distância. Quando perceber a dimensão dessa mudança vai entender o quão importante é avaliar o grau de digitalização que a sua empresa tem, e avaliar se realmente não está ficando para trás nesse processo de mudança.
Benefícios da Transformação Digital
As empresas que se transformam digitalmente são mais produtivas e se tornam mais rentáveis. Esse processo de mudança de modo completo torna a sua empresa muito melhor posicionada no mercado. Se resistir ao processo de evolução, de digitalização, se não migrar as atividades manuais para digitais e migrar arquivos físicos para virtuais manterá uma empresa que “parou no tempo”.
Esse tipo de empresa no futuro perderá competitividade. Nós estamos em um processo de transformação digital e temos uma janela onde ainda a tempo de entrar. Mesmo que entre um pouco atrasado que outras empresas você não pode perder essa oportunidade. Não permita que a sua empresa perca o processo de mudança tornando-se obsoleta.
Portanto, é preciso avaliar o grau de digitalização e entrar nessa mudança o mais breve possível e nunca pare no tempo, o futuro já começou.
