Um empreendimento traz constantes desafios e a maioria deles está relacionado com a área da gestão de negócio, em particular, ao controle financeiro.
Por isso, para uma boa gestão de qualquer empreendimento é preciso ter um controle financeiro efetivo: você bem realiza o seu controle financeiro?
Será que o seu controle financeiro atende realmente às suas necessidades?
O seu controle financeiro é feito com base em boas informações?
Todos sabem, mesmo não sendo empreendedores, que o controle financeiro é essencial para o equilíbrio, tanto da vida privada como de um negócio.
Ao pensar em controle financeiro surgem muitos questionamentos na mente dos empreendedores, e esse é um assunto sempre muito importante e, ultimamente, tem sido ainda mais destacado.
E esse assunto acabou se tornando mais popular porque as empresas acabaram se voltando, com maior “interesse”, à questão do seu controle e gestão financeira.
E isto se deve ao fator agravante: a crise financeira grave que o país enfrenta e envolve o mercado como um todo.
Assim, o tema tem recebido mais atenção de quem possui uma empresa.
Nos últimos tempos podemos perceber que os clientes e empreendedores começaram a questionar mais essa questão de controle, buscam mais informações sobre o tema e tem a ânsia de entender plenamente o que é e o que não é bom para o seu negócio.
Neste conteúdo vamos apresentar alguns elementos que podem ajudá-lo a identificar qual o melhor tipo de controle para a sua empresa e os critérios que devem levar em consideração para escolher o melhor sistema de gestão financeira.
Sistema de Gestão Financeira
O primeiro ponto a ser considerado quando o empreendedor pensa em fazer um controle é que vai precisar de um sistema para isso. Escolher um sistema e outra tarefa a ser vencida.
Não tenho a menor pretensão de falar sobre aquele tipo de sistema que é instalado fisicamente no computador da empresa, onde é necessário ter um servidor, que acaba atrapalhando a maioria dos processos e que ainda necessita de um técnico para instalar e etc.
Portanto, vamos esquecer este tipo de processo, há muito obsoleto, e focar num sistema nas nuvens.
E qual o melhor sistema ou o mais indicado para usar e que trabalhe nas nuvens?
Essa é uma pergunta que não tem como ser respondida sem uma análise prévia do negócio pois, cada negócio tem suas particularidades e cada sistema acaba atendendo uma necessidade diferente.
Um dos sistemas mais completos que possuímos hoje no mercado, inclusive o que a Tactus utiliza, é o ContaAzul.
O que é o Sistema ContaAzul
O ContaAzul é um sistema intuitivo e prático que pode resolver os problemas relacionados a gestão do negócio que acabam tirando a paz da maioria dos empreendedores.
O ContaAzul disponibiliza ao empreendedor as facilidades de um sistema que não requer a instalação de um software.
Tudo é feito de maneira online nas nuvens, e neste sistema o contador e cliente estão integrados podendo trabalhar juntos e em tempo real.
Os dois têm acesso às informações imediatamente. Não há GAP de informação em tempo algum.
Isso traz ao empreendedor uma produtividade muito maior.
A primeira coisa que devemos levar em consideração ao escolher um sistema é se ele vai te nortear na sua tomada de decisão, ou seja, se vai apresentar dados para que possam fazer as melhores escolhas em benefício do seu negócio.
De nada adianta ter um sistema que fornece inúmeras informações que você não vai utilizar.
Vamos imaginar um sistema que está muito voltado para empresas da área da indústria.
Este sistema te dará dados tais como curva ABC, controle de estoque , dados por produto, custeio e etc.
Contratando um sistema desses, se a sua empresa for prestadora de serviços, você acha que realmente terá um norte para o seu negócio?
Seguramente não vai ter! Porque esse sistema foi pensado para outro segmento.
Nós da Tactus já erramos com isso, na escolha do sistema, no passado.
Há bastante tempo atrás gastamos uma quantia significativa para contratar um sistema que não nos norteava e muito menos dava as informações sobre o que precisávamos saber.
Nós passamos mais de um ano implantando um ERP, gastando dinheiro, perdendo tempo da nossa equipe para fazer o sistema funcionar e depois que ele estava funcionando chegamos a conclusão que ele não nos oferecia o que realmente precisávamos.
Nós tentamos resolver um problema, atender uma dor da nossa empresa e acabamos criando um outro problema.
Chegamos a um ponto que a Tactus percebeu que o melhor a se fazer era apagar os dados do sistema, perder o trabalho de um ano e o investimento, do que continuar naquela situação.
Isso foi bastante prejudicial para nós e é muito prejudicial para qualquer tipo de empresa.
Nosso objetivo é orientá-lo para que não enfrente a mesma dificuldade.
Por isso pense muito bem antes de escolher um sistema de gestão para a sua empresa, analise as possibilidades que o mercado oferece e considere conhecer melhor o Conta Azul.
E qual a vantagem que você tem hoje nos sistemas SAS?
Os benefícios para sua empresa
Os sistemas como o da Conta Azul nas nuvens não necessitam da compra de um software: você simplesmente assina o sistema.
A primeira vantagem é que você não paga por uma implantação, o sistema está disponível para você imediatamente nas nuvens.
A segunda vantagem é que você pode testar o sistema antes e se usar, por exemplo, por 03 meses e não se adaptar você pode simplesmente parar de pagar, encerrando o contrato e começar um outro sistema.
Hoje temos até mesmo sistemas que permitem a migração de dados entre sistemas concorrentes, ou seja, o lado do consumidor hoje está muito melhor do que era há 10 anos atrás, quando nós gastamos quantias significativas como indiquei acima.
Naquela época não havia a disponibilidade no mercado de um sistema nas nuvens, se houvesse eu não teria perdido tanto tempo e dinheiro.
O segundo ponto geral que deve ser considerado é: seu sistema deve ser adequado às suas necessidades.
O sistema que vai contratar deve ser voltado ao seu segmento de negócio. Não force a natureza das coisas quando for tomar decisões relacionadas ao sistema.
Não adianta querer adaptar a sua empresa a um sistema que não está pronto para atendê-la de maneira integral.
Temos no mercado inúmeros sistemas disponíveis para a indústria, o comércio, o setor de serviços e até clínicas médicas, considerando ser um nicho bastante específico.
A pessoa que tem uma clínica médica deve buscar um sistema que esteja voltado para esse segmento, pois ele vai oferecer coisas que outros sistemas não oferecerão tal como controlar os dados dos pacientes (histórico de atendimento, receituário, etc), apresentar um resultado financeiro para o paciente, entregar ao paciente os recibos que ele precisa dentre muitas outras facilidades.
Este é apenas um exemplo da diferença que um sistema direcionado para o seu nicho de negócio pode fazer para a gestão financeira da sua empresa.
Tudo é muito dinâmico dentro deste mercado depois da revolução que a internet trouxe a nossas vidas.
Por isso vale a pena pesquisar os sistemas disponíveis, quais são as suas funcionalidades e como atendem aos seus clientes.
Eu não posso falar absolutamente qual é o melhor sistema para a sua empresa, mas posso garantir que a experiência que estamos vivenciando com o sistema da Conta Azul tem trazido muitas vantagens e resultados para a Tactus.
Mas lembre-se: você deve pesquisar e entender se esse pode ser também o melhor sistema para o seu negócio.
E além de todos esses pré-requisitos é preciso considerar que o seu sistema deve ser prático.
O sistema que vai escolher precisa fornecer a você informação útil prioritariamente, pois com base nos resultados do sistema você tem que ter visão ampla da sua empresa e ser capaz de tomar decisões.
É claro que não basta contratar um sistema. Por melhor que ele seja, ele precisa ser alimentado corretamente para gerar informação, o empreendedor e a empresa são fatores principais e tem um papel muito grande nisso.
Depende de você a inserção de dados no sistema, categorização das despesas e receita, conciliação bancária, emissão dos boletos bancários e etc.
E no mercado existem “sistemas “e” sistemas” disponíveis.
Ao optar pela utilização de sistemas como o da Conta Azul o empreendedor consegue compilar as suas informações de modo muito rápido otimizando o seu trabalho.
Já em outros tipos de sistemas os processos acabam sendo extremamente burocráticos.
Tudo que é burocratizado demais acaba não avançando ou faz isso muito lentamente. Tudo isso vai prejudicar o seu tempo, o tempo da sua equipe e principalmente a produtividade da sua empresa.
O seu negócio precisa de um sistema prático.
Se você tem um sistema que, para um simples registro, é preciso executar muitas ações e caminhos diferentes, talvez não seja isso que você precisa e isso tome muito mais tempo nas suas operações e diminua sua produtividade.
Pense muito bem na sua escolha.
Como eu disse acima o sistema que utilizamos na nossa empresa é o Conta Azul, e eu não posso assegurar que este seja o melhor sistema para você.
Mesmo sendo uma ótima opção é preciso avaliar as reais necessidades do seu negócio para proceder essa escolha.
Otimização de processos financeiros
E nós usamos na nossa empresa o sistema Conta Azul por muitas razões. Com este sistema eu tenho:
- O meu extrato bancário automaticamente todos os dias pela manhã;
- O próprio sistema já faz a prévia da conciliação bancária do meu extrato através de inteligência artificial;
- Nós emitimos o boleto bancário para nosso cliente através do próprio sistema;
- O próprio sistema envia a cobrança para o cliente e recebemos pelo sistema de cobrança do Conta Azul;
- Ele se integra com a parte de vendas possibilitando que eu gere o contrato do cliente e a fatura dentro do sistema.
Essas, dentre outras vantagens, facilitam muito o meu trabalho e aumentam a produtividade do meu time.
Na nossa empresa temos uma única pessoa na área financeira para cuidar das centenas de clientes que temos na nossa carteira e isso só é possível porque o sistema Conta Azul automatiza os processos de forma geral.
Esse sistema atende completamente as minhas necessidades, mas como disse acima, eu errei antes de encontrá-lo e isso é completamente normal.
As necessidades do seu negócio
Este conteúdo serve como uma espécie de “atalho” para que não precise errar antes de escolher o sistema certo para a sua empresa. Para evitar o mesmo erro é preciso que você avalie as suas necessidades.
Agora vamos relembrar os três pontos que foram considerados como essenciais para definir como ter uma boa gestão financeira:
Tenha um sistema que norteie suas decisões: o seu sistema deve te dar as informações que você precisa. Elas precisam ser úteis, não devem ser informações redundantes ou desnecessárias e muito menos informações “pela metade”. Um sistema assim não atenderá às suas necessidades.
Procure o sistema mais adequado para seu tipo de empresa: é muito interessante para o empreendedor buscar um sistema mais nichado para o seu tipo de mercado. Esse tipo de sistema acaba atendendo mais especificamente do que um sistema muito genérico em alguns casos. Como cada empresa tem uma necessidade em outros casos deve buscar um sistema mais voltado para o porte da sua empresa, seja ela pequena empresa, uma empresa maior ou para o porte do seu negócio.
Ao adquirir um sistema priorize que ele traga mais praticidade pra você: o sistema que escolher deve ser extremamente prático, proporcionar usabilidade, facilitar o seu dia a dia e te proporcionar melhores resultados. Com um sistema que poupa o seu tempo você otimiza o seu trabalho, o do seu time e tem uma escalabilidade muito maior.
Considerando esses pontos, analisando e entendendo o que a sua empresa precisa, com certeza você terá o melhor sistema para trabalhar.
Mas tenha muito claro que nem o melhor sistema do mundo pode te ajudar se você não fizer a sua parte, as informações não vão entrar sozinhas, você precisa inserir suas informações, ter a disciplina de fazer o seu controle e saber como utilizar essas informações.
O gestor financeiro deve ser capaz de receber as informações, entendê-las e tomar a decisão certa baseada em dados, sem isso o seu negócio não terá resultados.
Você é o principal agente responsável e deve entender o seu peso no sucesso da sua empresa.
Se ainda tem dúvidas sobre o melhor sistema de gestão financeira entre em contato agora mesmo com a nossa equipe, teremos o prazer de atendê-lo e ajudar no que for possível.
