O que é DEFIS?

O que é DEFIS?

Se sua empresa recolhe tributo por meio do Simples Nacional isso significa que você tem que atender as demandas referentes ao DEFIS.

Talvez não saiba, ou não tenha a clara dimensão, mas há implicações para o seu negócio quando não atende as exigências referentes ao DEFIS.

Se estou falando de algo que você desconhece ou sabe pouco você é meu convidado na leitura desse artigo. Depois de lê-lo você compreenderá melhor o que são DEFIS e o Simples Nacional.

O que é DEFIS?

A sigla significa: Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Nada mais é que uma obrigação acessória que informa os dados econômicos de uma empresa, optante pelo Simples Nacional, para a Receita Federal, bem como, a sua regularidade fiscal.

Engloba também aquelas empresas que estiverem enquadradas no mesmo regime durante o período abrangente da declaração.

A DEFIS precisa ser entregue até o último dia do mês de março do ano vigente.

Quando uma empresa está enquadrada no Simples Nacional não tem obrigatoriedade da entrega do Imposto de Renda, porém, precisa fazer os controles completos que envolvem a sua atividade empresarial e, a partir disso, a entrega da DEFIS.

Depois de entender o conceito principal do que é o DEFIS, falaremos um pouco sobre as informações que são exigidas.

Dentro da DEFIS são exigidas informações dos sócios e da empresa:

Sócios:

  • Nome completo e CPF de cada sócio;
  • Rendimentos da empresa que são pagos ao sócio: os dividendos;
  • Rendimento do sócio que também trabalha na empresa: o pró-labore;
  • Porcentagem de cada um dos sócios apurada até o fim do período coberto por declaração;
  • Imposto dos rendimentos pagos aos sócios retidos na fonte.

Empresa:

  • Saldo em banco ou caixa referente ao início e ao fim do período;
  • Quantidade de colaboradores no início e fim do período referido a DEFIS;
  • Total de gastos, incluindo as despesas necessárias à manutenção da empresa (operacionais) e também a transações distintas da atividade da empresa como por exemplo salários (não operacionais);
  • Ganhos financeiros da empresa;
  • Possíveis doações para campanhas eleitorais;
  • Estoque inicial e final correspondente ao período da declaração;
  • Saída de mercadorias, total de transferências e aquisições;
  • Caso a EPP (Empresa de Pequeno Porte) / ME (Microempresa) tenha a escrituração contábil e, também, evidenciado um lucro superior ao limite estabelecido no § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011, dentro do período da declaração, será preciso informar o lucro contábil apurado;
  • Prestação de serviços de comunicação;
  • Prestação de serviços de carga interestadual;
  • Autos de infração com decisão administrativa ou que foram pagos;
  • Mudança de endereço da empresa no período coberto pela declaração.

A DEFIS surgiu como uma declaração de imposto de renda simplificada para esses empreendedores que tributam pelo Simples Nacional.

O que é Simples Nacional?

O Simples Nacional, como a sugere o próprio nome, tem o intuito de deixar mais simples o pagamento de impostos e a regularidade necessária para o empreendedor.

Essa simplificação garante que ele trabalhe com mais segurança e tranquilidade, dispensando grande parte da burocracia, que muitas vezes atrapalha o empreendedor no seu negócio.

Este regime foi criado pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, e abrange a participação de todos os entes federados com a intenção de reduzir e facilitar o recolhimento de tributos de MEIs, MEs e EPPs.

Ele unifica os impostos em uma guia de pagamento única, chamada de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) e a alíquota deste imposto varia de 4% a 33% sobre a receita bruta, dependendo também da arrecadação anual da empresa e da sua atividade.  

A receita bruta limite da empresa deve ser inferior ou igual a R$ 4,8 milhões por ano, junto a isso, deve cumprir os outros requisitos previstos por lei para adesão do Simples Nacional.

Importante:

O MEIs (Microempreendedor individual) não deve enviar o DEFIS: ele deve enviar o DASN-MEI (Declaração Anual do Simples Nacional), pois, o DEFIS é uma declaração obrigatória exclusiva ao Simples Nacional.

Entrega da DEFIS

Como citado acima e previsto na Resolução 94/2011 da CGSN, a DEFIS deve ser entregue através do site da Receita Federal, com o prazo limite do último dia do mês de Março referente ao período posterior do acontecimento de fatos que foram os geradores das obrigações que já estão prevista no regime do Simples Nacional.

A data de 31 de Março é prazo máximo de entrega, portanto, vale a pena se antecipar para entregar tal documento. Isso vai evitar que tenha problemas decorrentes de imprevistos, e não corra riscos de comprometer a entrega dessa obrigação.

A entrega deverá estar dentro do prazo informado evitando problemas futuros
Evite imprevistos por estar atento ao prazo de entrega

No caso das empresa e microempresas de pequeno porte, que estiverem em extinção, cisão e incorporação, total ou parcial a declaração precisa ser entregue em outro prazo, que é até o final do mês de Junho caso o evento aconteça nos primeiros 4 meses do calendário, e o prazo se estende ao último dia do mês subsequente ao evento dos demais casos.

 
Mesmo empresas que saíram do regime no ano-calendário referente ao período da declaração ainda precisam realizá-la, de acordo com o período em que a empresa era do Simples Nacional

Como entregar a obrigação?

Ela será entregue através do aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D) que está disponível no site da Receita Federal.

Para fazer o preenchimento da DEFIS, sendo em um software contábil externo ou no próprio Portal da Receita, é preciso reunir todas as informações citadas anteriormente.

É importante que tudo seja feito com muita atenção, mas se houver algum erro no preenchimento eles podem ser corrigidos através de uma declaração retificadora, que pode ser enviada sem punição ou qualquer custo extra.

Para que essa declaração seja feita você tem que acessar o módulo de transmissão, como fez para enviar a declaração, e selecionar “Declaração retificadora”.

Depois disso vai corrigir as informações e transmitir novamente, e essa correção ocupará o lugar da declaração original, sem nenhum tipo de taxa.

Entre as informações mais importantes solicitadas na DEFIS estão os rendimentos dos sócios da empresa o que deve ser separado do pró labore, isso porque os lucros de um negócio no Brasil têm isenção.

O formulário para entrega da obrigação é relativamente simples: um profissional com expertise contábil, com os dados de uma empresa organizada e que possui software de gestão pode fazer com tranquilidade.

A DEFIS é uma obrigação simples quando comparada às obrigações devidas pelas empresas de Lucro Real e Lucro Presumido.

E como é uma substituição, a declaração de imposto de renda exige que sejam preenchidos campos relativos ao volume de receita movimentado pela pessoa jurídica.

Esteja sempre atento aos limites de faturamento da empresa, caso ultrapassarem o teto é obrigatória a mudança para o regime de Lucro Presumido ou Lucro Real.

Para a entrega através do site a empresa deve possuir o certificado digital com código de acesso ou procuração eletrônica.

A entrega dessa obrigação pode se tornar mais simples, caso a empresa utilize o armazenamento nas nuvens, pois isso permite que os dados sejam resgatados a qualquer momento com maior praticidade e segurança.

Considerar o armazenamento em nuvens pode otimizar muito o trabalho dentro da sua empresa, não somente com o DEFIS, mas, também, com outras obrigações presentes no dia a dia de qualquer empresa.

Otmizar o trabalho por ter os dados armazenados em nuvens pode ser um diferencial
O armazenamento em nuvens permite praticidade e segurança.

Preenchimento e transmissão

Depois de acessar o site da Receita é preciso escolher o tipo de declaração que vai enviar, você deve selecionar “Declaração Original”. E você pode selecionar essa opção somente no caso de entrega da primeira versão da obrigação no ano e se não se enquadrar em nenhum caso especial.

Caso tenha formalizado a inclusão da empresa no Simples Nacional, por meio de processo administrativo, durante o ano-calendário, vai preencher as informações necessárias junto as seguintes:

  • Número de processo;
  • Município e estado em que foi protocolado o processo;
  • Administração tributária onde o processo formalizou-se.

Depois de preencher as informações ou preencher o arquivo no PGDAS-D deve clicar em “Salvar” para guardar as informações que preencheu.

É possível salvar as informações “no meio” do preenchimento e finalizá-lo posteriormente.

Com os dados preenchidos e salvos vai verificar se o programa encontrará alguma inconsistência no seu arquivo, para isso clique em “Verificar Pendências” e, assim, receberá um relatório.

Caso o PGDAS-D verifique que algum campo esteja sem informação o envio será impedido, e terá que voltar a etapa que pulou para preencher a declaração. Você não pode enviar a declaração com nenhum dado em branco, no caso de valores inexistente devem ser preenchidos com zero.

Depois de tudo preenchido e validado basta clicar em  “Transmitir”, e enviará a DEFIS para o governo.

Lembre-se de baixar e salvar o documento da DEFIS: basta clicar em “Gravar recibo”.

E pronto!

Prazo e multas

Você já sabe o que é DEFIS, mas quais são as implicações de não atender essa obrigação fiscal?

Entregar de forma adequada e dentro do prazo a DEFIS da sua empresa vai garantir que ela esteja protegida contra possíveis multas e penalizações que podem ser aplicadas pela Receita Federal.

O DEFIS em si não prevê multa por atraso na entrega de acordo com o art. 66, §1º, da Resolução CGSN nº 94, de 2011.

Caso a DEFIS não seja entregue no prazo, o empreendedor vai arcar com os prejuízos inerentes a essa não entrega, e isso poderá comprometer a continuidade da atuação dele no mercado.

Mas todas as apurações mensais envolvendo os períodos a partir de março de cada ano no sistema PGDAS-D só poderão ser geradas depois de entregar a DEFIS do ano anterior.

E se a DEFIS for entregue com atraso a empresa não conseguirá emitir a guia do Simples Nacional, e o DAS, por sua vez, gera para empresa juros e multas se não for pago em dia.

Não pagar o DAS vai gerar complicações fiscais para as empresas do simples nacional.

É altamente recomendável não ter atrasos na entrega do documento e quando possível fazê-la com antecedência.

É de extrema importância que as documentações da empresa estejam todas em dia, pois, as informações declaradas são obtidas através dos demonstrativos contábeis.

Para que o empreendedor esteja seguro da sua regularidade deve contar com uma contabilidade que dê o suporte total na questão de impostos e tributos.

O empreendedor deve sentir - se seguro por ter ao seu lado profissionais capacitados para todo e qualquer suporte relacionado a impostos e tributos
Um escritório de contabilidade sério e comprometido faz toda diferença.

Entregar suas obrigações e tributos, no prazo estipulado pelos órgãos solicitantes, vai garantir que esteja em dia com a lei e evitará gastos desnecessários com multas e autuações.

Se mantenha em dia com as suas obrigações fiscais para que não tenha problemas ou mesmo dificuldades para realização de ações que demandem a regularidade do seu negócio e até mesmo para obtenção de crédito.

Procure um serviço contábil especializado!

Somente com o apoio de uma empresa contábil especializada poderá garantir atenção às datas de entrega e ao ano de exercício fiscal.

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