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Nota fiscal para e-commerce: tudo o que você precisa saber

Imagem mostra mulheres conversando no estoque do e-commerce, simbolizando como emitir nota fiscal para e-commerce

Emitir notas fiscais no seu e-commerce pode parecer algo complicado, mas é mais simples do que você imagina e essencial para o crescimento do seu negócio.

A Tactus é a maior Contabilidade digital especializada em e-commerce do país e vamos ajudar você a tirar todas as principais dúvidas para não correr riscos nessa operação.

Para isso, vamos entender todos os aspectos de como funciona a emissão de nota fiscal no e-commerce e os 10 principais erros neste processo que podem prejudicar seu negócio.

Qual a importância da nota fiscal para o e-commerce?

Além de ser uma obrigação legal para a maioria das empresas, a nota fiscal é essencial para garantir a transparência nas transações comerciais e evitar problemas com o fisco. 

Sua emissão correta ajuda a manter a regularidade fiscal da empresa e pode oferecer benefícios fiscais, principalmente no caso dos e-commerces. 

A nota fiscal também serve como um comprovante de venda, que pode ser fundamental em casos de trocas, devoluções ou garantias de produtos.

E-commerce é obrigado a emitir nota fiscal?

Sim, o e-commerce é obrigado a emitir nota fiscal para todas as vendas realizadas, exceto em algumas situações específicas envolvendo microempreendedores individuais (MEIs).

A obrigatoriedade se aplica tanto para vendas dentro do estado quanto para operações interestaduais, em que a transportadora exigirá a nota para o transporte da mercadoria. 

MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para vendas a pessoas físicas, exceto se o cliente solicitar. 

Mas quando a venda é para outra pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal é obrigatória. 

Além disso, em operações interestaduais, mesmo o MEI deve emitir a nota fiscal, pois a transportadora exigirá esse documento para o transporte das mercadorias.

Por isso, em muitos casos é necessário migrar do MEI e abrir uma microempresa pela forma tradicional. 

Os tipos de notas fiscais e para que servem

Existem diferentes tipos de notas fiscais que podem ser utilizadas no e-commerce:

  1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): É a mais comum no comércio eletrônico e deve acompanhar os produtos vendidos. Ela facilita o processo de emissão e armazenamento, além de ser aceita em todo o território nacional.
  2. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): Utilizado principalmente em vendas presenciais, como em supermercados e farmácias, mas também pode ser aplicado em alguns casos de e-commerce.
  3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Necessário para empresas que prestam serviços de transporte, permitindo a cobrança e o acompanhamento da mercadoria transportada.

O que é preciso para emitir nota fiscal no e-commerce?

Para começar a emitir notas fiscais no seu e-commerce, você vai precisar de:

  1. Abrir CNPJ para e-commerce, utilizando CNAE’s relacionados a e-commerce;
  2. Ter uma Inscrição Estadual (para comércio de produtos);
  3. Certificado Digital modelo eCNPJ A1.

Para MEIs, o processo pode variar dependendo do estado. Em alguns casos, é necessário abrir uma microempresa para emitir notas fiscais eletrônicas.

Como emitir nota fiscal no seu e-commerce

Existem duas formas principais de emitir notas fiscais:

  1. Manualmente: A emissão manual de notas fiscais pode ser feita através do site da Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está registrada. Nesse processo, é preciso inserir manualmente todas as informações do cliente e do produto para gerar a nota fiscal de cada venda. Algumas contabilidades oferecem sistemas online que facilitam esse processo, mas ainda requerem a entrada manual de dados.
  2. Automaticamente: Usando um sistema de gestão (ERP) integrado à sua loja virtual. Esse sistema automatiza o processo, migrando automaticamente as informações do pedido para a emissão da nota fiscal. Assim que o cliente faz um pedido, os dados são transferidos para o sistema de gestão, que gera a nota fiscal com um clique.

Para quem está começando no e-commerce, a escolha entre os métodos manual e automático depende do volume de vendas e da capacidade de investimento. 

De início a emissão manual pode ser suficiente, mas à medida que o negócio cresce, a transição para um sistema automatizado é altamente recomendada para manter a eficiência operacional e evitar problemas fiscais.

Sistemas de ERP com emissão automática de notas para e-commerce

Entre os sistemas de ERP mais utilizados em e-commerce e que auxiliam no envio automático das notas estão:

Tiny ERP

Essa é uma das soluções mais populares entre pequenas e médias empresas de e-commerce. 

Ele oferece funcionalidades essenciais como gestão de estoque, emissão de notas fiscais e integração com marketplaces e plataformas de e-commerce. 

Bling

Com mais funcionalidades e integrações, o Bling permite a gestão completa do negócio, como controle de estoque, emissão de notas fiscais e integração com diversas plataformas de vendas online. 

Conta Azul

Embora mais focado em gestão financeira, o Conta Azul também oferece funcionalidades que beneficiam o e-commerce, como controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e integração com bancos. 

eNotas

O eNotas se destaca principalmente pela sua capacidade de automatizar completamente a emissão de notas fiscais, beneficiando e-commerces com com grandes volumes de transações. 

Além disso, a plataforma se integra facilmente com uma ampla variedade de sistemas de gestão (ERPs), plataformas de e-commerce e marketplaces.


Os 10 maiores erros ao emitir nota fiscal no e-commerce

Aqui na Tactus nós atendemos e-commerces de todo o Brasil, que chegam até nós com alguns erros que se repetem e os fazem pagar impostos a mais e até mesmo terem problemas com o fisco.

Os principais deles são:

1) Classificação fiscal incorreta

A classificação fiscal é um dos pontos mais críticos na emissão de notas fiscais. 

Ela envolve dois elementos principais: o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e o CST (Código de Situação Tributária).

O NCM é um código que classifica os produtos comercializados e é essencial que esteja correto, pois determina quais impostos incidirão sobre o produto. 

Um erro comum é simplesmente copiar o NCM da nota fiscal de compra do fornecedor sem verificar sua precisão.

Já o CST está relacionado ao regime tributário da empresa e ao produto em si. Ele indica a situação tributária da mercadoria ou serviço.

Para evitar erros:

  • Verifique cuidadosamente o NCM de cada produto.
  • Não confie cegamente no NCM fornecido pelo seu fornecedor.
  • Tenha certeza que o CST está de acordo com o regime tributário da sua empresa e as características do produto.

2) CFOP Incorreto

O CFOP determina o motivo pelo qual a mercadoria está saindo da sua empresa.

Diferentes operações requerem diferentes CFOPs, como venda, bonificação, amostra grátis ou remessa, por exemplo.

E cada tipo de operação pode ter implicações fiscais distintas. Algumas remessas, por exemplo, têm prazos específicos para retornar à empresa.

Para evitar erros:

  • Conheça os diferentes tipos de CFOP e suas aplicações.
  • Verifique se o CFOP escolhido corresponde exatamente à natureza da operação.
  • Fique atento aos prazos relacionados a remessas, quando aplicável.

3) Cálculo incorreto dos impostos

Um erro comum — e grave — é o cálculo incorreto dos impostos. 

Muitos empresários se preocupam em pagar impostos demais, mas é igualmente problemático pagar “de menos”.

Deixar de recolher impostos devidos pode resultar em:

  • Necessidade de recolhimento posterior.
  • Multas e juros.
  • Autuação fiscal.
  • Acusações de crimes contra a ordem tributária.

Para evitar problemas:

  • Mantenha-se atualizado sobre como funciona a tributação para e-commerce no seu Estado.
  • Utilize sistemas de gestão confiáveis para calcular os impostos automaticamente.
  • Contrate uma Contabilidade especializada em e-commerce.

4) Não emitir nota fiscal para todas as vendas

Este é um erro grave e surpreendentemente comum. 

Alguns empresários, na tentativa de economizar em impostos, deixam de emitir notas fiscais para algumas vendas.

Essa é uma prática facilmente detectável em fiscalizações e ainda pode gerar incompatibilidade entre estoque, compras e vendas.

Existe um grande risco de autuações fiscais sérias, que podem levar até mesmo ao fechamento da empresa.

5) Informações incompletas ou erradas

Detalhes aparentemente pequenos podem causar grandes problemas quando o assunto é emissão de nota fiscal em e-commerces. 

Informações incorretas ou incompletas na nota fiscal, por exemplo, podem invalidar totalmente o documento e causar transtornos logísticos e fiscais.

Alguns pontos de atenção para verificar antes de enviar a nota são:

  • CNPJ do cliente
  • Endereço de entrega
  • Descrição precisa dos produtos

Em relação à descrição dos produtos, especificamente, um erro mínimo é capaz de gerar grandes mal-entendidos e problemas durante o transporte, sobretudo se a mercadoria for interceptada para verificação e os documentos não coincidirem com o que está sendo transportado.

Outro ponto de atenção são os códigos fiscais, como o NCM. 

Se um produto é adquirido com um determinado NCM, é responsabilidade do vendedor verificar se esse código está correto para a sua operação de venda, sob pena de sofrer autuações fiscais.

Além disso, informações incompletas ou erradas podem causar problemas logísticos. 

Se o endereço de entrega estiver incorreto, a mercadoria será enviada para o local errado, resultando em atrasos e insatisfação do cliente. 

Em casos mais extremos, a mercadoria pode ser retida em postos fiscais devido a inconsistências nos documentos, causando ainda mais atrasos e custos adicionais.

Para evitar esses erros:

  • Implemente um sistema de verificação dupla das informações antes da emissão da nota.
  • Mantenha um cadastro atualizado de clientes e produtos.

6) Incoerência na data de emissão

Pense na data de emissão como o ponto de partida oficial para a transação. Se essa data estiver errada, pode causar uma série de complicações.

Primeiro, há o impacto no controle financeiro. Imagine tentar conciliar suas vendas e perceber que as datas não batem com a saída real dos produtos. 

Isso pode atrapalhar o fluxo de caixa e gerar confusão na hora de fechar o mês. 

Além disso, se o seu produto tiver um prazo de validade ou de troca, uma data errada na nota fiscal pode causar problemas para o cliente e para você.

Outro ponto crítico é o transporte da mercadoria. 

Se a data de emissão da nota fiscal não corresponder ao dia em que a mercadoria realmente saiu para entrega, isso é capaz de levantar suspeitas em uma fiscalização durante o transporte. 

As autoridades podem interpretar isso como uma tentativa de burlar regras fiscais, levando a multas ou retenção da mercadoria.

Para evitar:

  • Configure seu sistema para emitir notas fiscais com a data correta automaticamente.
  • Implemente uma rotina de verificação da data antes da finalização da emissão.

7) Não cancelar notas fiscais erradas

Quando uma nota é emitida incorretamente, ela deve ser cancelada dentro do prazo legal. 

Se isso não for feito, a empresa vai acabar pagando impostos sobre transações que não aconteceram, o que aumenta os custos.

Cada local tem prazos específicos para cancelamento, e perder esses prazos significa que a nota será considerada válida, obrigando o pagamento de impostos indevidos.

8) Não fazer o arquivamento correto dos documentos fiscais 

Em caso de fiscalização, você precisa ter acesso rápido a arquivos XML das notas fiscais de venda das notas fiscais de compra.

Do contrário, a empresa pode enfrentar penalidades severas. 

Além disso, a falta de organização no arquivamento pode levar a dificuldades na conciliação contábil, prejudicando a capacidade da empresa de monitorar suas finanças com precisão. 

Para evitar problemas:

  • Implemente um sistema de arquivamento digital.
  • Mantenha backups regulares desses arquivos.
  • Organize os arquivos de forma que sejam facilmente acessíveis em caso de fiscalização.

9) Não emitir nota fiscal complementar

A nota fiscal complementar é usada quando você precisa corrigir ou ajustar informações de uma nota fiscal já emitida. 

Por exemplo, se você percebeu que esqueceu de incluir um imposto como o ICMS na nota original, pode emitir uma nota fiscal complementar para resolver isso. 

Outro exemplo seria quando o valor dos produtos ou serviços está incorreto devido a um erro na quantidade ou no preço.

Emitir uma nota fiscal complementar é importante por várias razões: 

  • Ajuda a garantir que sua empresa esteja em conformidade com as leis fiscais, evitando multas.
  • Garante que seus registros financeiros estejam corretos, refletindo com precisão todas as transações e impostos devidos.

Para emitir uma nota fiscal complementar:

  1. Comece identificando o erro na nota original, como a falta de um imposto ou um valor incorreto.
  2. Calcule o ajuste necessário para corrigir o erro.
  3. Use seu sistema de gestão fiscal para emitir a nota complementar, especificando os ajustes feitos.

10) Desconhecimento da Legislação Estadual

Cada estado tem suas próprias regras e exigências fiscais. Por isso, é fundamental estar atualizado quanto às peculiaridades da sua região. 

Além disso, existem diversos benefícios fiscais para e-commerce, como o Compete-ES no Espírito Santo, o TTD 478 em Santa Catarina e o TTS de Minas Gerais, dentre outros.

Sabendo usar esses recursos, você pode reduzir significativamente os impostos do seu e-commerce e ter um grande diferencial competitivo.

Como a Tactus pode ajudar na emissão de notas e tributação do seu e-commerce

A Tactus atende e-commerces em todo o Brasil, com os mais diferentes perfis de negócio.

Ao longo da nossa trajetória, já realizamos mais de 3 mil estudos tributários e sabemos como reduzir ao máximo sua tributação.

Trabalhamos com soluções para emissão de nota que se integram às principais plataformas e auxiliamos em toda gestão do seu e-commerce para garantir as informações corretas na operação.

Temos planos de contabilidade digital que se adaptam ao tamanho do seu e-commerce e com garantia de 30 dias sobre nossos serviços.

Entre em contato com nossos contadores especializados em e-commerce e agende uma reunião gratuita de diagnóstico.

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Anderson Hernandes

Fundador e CEO da Tactus Contabilidade Digital, tendo 29 anos de experiência em negócios contábeis. É autor de 11 livros e mais de mil eventos realizados. Possui formação em contabilidade, marketing e gestão de negócios.

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