Contabilidade Online |As Vantagens para o Cliente

A modalidade online veio para ficar no mercado contábil. As empresas que estão se adaptando a essa modalidade estão conseguindo obter muitos benefícios. Neste segundo artigo da série de contabilidade online, será mostrado quais são as vantagens dos clientes no uso do nosso serviço de contabilidade online, em comparação ao serviço convencional.

Diferenças entre serviço convencional e serviço online

A Tactus está no mercado contábil a mais de 20 anos. Por isso, até migrarmos para o online, sempre atendemos de forma convencional. O processo funcionava da seguinte maneira: pegávamos o documento do cliente fisicamente, como notas fiscais, que ainda não existiam eletronicamente. O lançamento desses documentos era feito um a um, sendo preciso tramitar com esses documentos.

Porém, tudo isso mudou com a modalidade online, já que não é mais preciso tramitar mais os documentos, que são feitos de forma online. Por isso, quando precisamos de um documento, pedimos que o cliente o envie para fazermos o lançamento contábil.

O cliente pode simplesmente escanear um documento, tirar uma foto e enviar. O nosso fisco é digital, por isso, não precisamos mais ir diretamente ao fisco. Até mesmo fiscalizações são atendidas de forma online.

Os documentos já pagos são automaticamente digitalizados. Quando o cliente realiza o pagamento de uma conta num home-banking, por exemplo, é gerado um pdf desse documento, que é então arquivado.

Por esse motivo, não é necessário que a pessoa fique arquivando e mantendo ou circulando vários documentos. Essa circulação também pode causar riscos de extravio ou acontecer algum tipo de sinistro. Por isso, não é mais preciso ter esse processo de trâmite físico.

Atendimento presencial e atendimento online

Outro aspecto é o atendimento, que antes era presencial, mas hoje é 100% online. Por conta disso, nosso cliente não tem mais a necessidade de comparecer à sede, pois, quando precisa falar conosco, fazemos um atendimento de forma online, até mesmo com vídeo.

Dessa forma, temos um facilitador, onde o cliente não perde tempo e nós não gastamos um tempo desnecessário visitando-o. Como temos clientes espalhados em outros Estados, o processo logístico para atendê-los resultaria em um custo bem maior. Além disso, teríamos uma perda de tempo desnecessária para resolver uma questão muito simples, que pode ser facilmente resolvida através do atendimento online.

Arquivo físico X GED

O arquivo do documento não é mais um arquivo físico. Alguns anos atrás, a Tactus chegou a ter mais de 1200 caixas de arquivos físicos dentro do nosso escritório. Quando um cliente precisava de um documento, um dos arquivistas precisava procurar esse documento e enviá-lo fisicamente. Depois de um determinado tempo, o arquivo tinha que ser descartado, pois todo ano era necessário fazer a revisão desses arquivos, destruir documentos, etc.

Tudo isso terminou com o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), onde recebemos o documento do nosso cliente, fazemos o lançamento e temos então um processo de arquivamento para a nossa segurança. Isso serve para que a pessoa possa comprovar, caso necessário, como foi feito aquele lançamento. Ao fazer isso, evita também que o cliente precise tramitar e manter esse documento.

A praticidade do atendimento mais rápido

Dispomos hoje de um processo que é muito mais rápido, ao contrario de antes. Vamos imaginar que o cliente teve um determinado problema. Ele então pegava o telefone para ligar ou então mandava um e-mail. Nós precisávamos enviar uma pessoa até o cliente, marcar uma reunião e então o cliente tinha que se deslocar até o escritório.

Na Tactus, chegamos a ter duas salas de reuniões para poder atender os clientes. Atualmente, as salas foram transformadas para outros usos, já que não mais recebemos clientes na empresa. Marcamos uma reunião online com nosso cliente, resolvemos o problema e, se for necessário, já é feita a troca de um documento.

A redução de custo com a modalidade online

O mercado de contabilidade mudou muito. Hoje temos muito mais funções a realizar para nossos clientes do que tínhamos há dez anos. Além disso, o Governo exige das empresas muito mais informações atualmente. Há muitos documentos criados pelo fisco, ou seja, temos que gastar nosso tempo com a parte operacional para poder atender às necessidades dos nossos clientes.

O processo feito na forma convencional, como antes, tinha um custo maior com a logística, necessidade de espaço físico maior para fazer o mesmo serviço, etc. Ou seja, todo um processo muito maior para atividades que nem sequer eram operacionais.

Conseguimos, com a modalidade online, ter um processo de redução. Temos hoje uma empresa mais enxuta e mais prática, com um custo menor, para poder atender o nosso cliente numa condição mais favorável para ele.

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