Tempo para guarda de documentos trabalhistas

Saiba o tempo correto para a Guarda Documental de prontuários de RH e a atuação da Gestão Documental no setor

P3Image atua com soluções que garantem controle da informação e acesso rápido aos prontuários de RH, possibilitando aos gestores dedicação focada nas melhorias das relações de trabalho dos profissionais

Se há um setor que gera alto volume de papéis, em uma empresa, com a organização de prontuários de funcionários, este, sem sombras de dúvidas é o Recursos Humanos, departamento responsável por armazenar todo o histórico do funcionário desde o primeiro dia na companhia até um eventual desligamento. Segundo a ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, todas as certificações da esfera trabalhista, ou seja, papeladas que comprovam a conclusão dos fatos entre funcionário e empresa devem ter a guarda obrigatória de no mínimo 5 a 35 anos. São diversos documentos de funcionários de todos os departamentos da companhia, que além das tradicionais certificações para registros, ainda precisam armazenar o processo evolutivo de cada colaborador e outra série de papéis que condizem com a realidade do setor. Assim, esses documentos devem ser armazenados corretamente, com total cuidado para que, em casos de conflitos entre as partes, avaliação de desempenho, cálculos trabalhistas, processos jurídicos e outros trâmites, a empresa consiga localizar o prontuário de RH relacionado ao fato em questão e apresentar o documento que comprova a veracidade ou justificativa do fato.

Recorrer aos serviços de gestão documental é a alternativa que empresas de diversos portes e área de atuação tem encontrado para garantir o controle das informações e o acesso rápido aos arquivos que circulam no setor de RH. Para atender este mercado, a P3Image, empresa especializa em BPO para Gestão Documental, aprimorou a oferta de serviços alinhada às necessidades do Departamento Pessoal com o objetivo de propor soluções funcionais e profissionalizar o dia a dia das corporações. Segundo o Paulo Carneiro, presidente da P3, o que se vê muito neste setor são empresas que armazenam os documentos antigos do RH em uma sala escondida e ao ter que localizar um papel, um funcionário acaba perdendo horas e horas para encontrar a informação. “Já presenciei inúmeras empresas que  antes utilizavam uma sala apenas para fazer a guarda dos documentos de funcionários que já se desligaram da empresa, quem é empresário e sabe o valor do m2 entende o quanto isto sai caro, considerando que um espaço bem aproveitado gera lucros expressivos para a companhia. Além disto, o tempo levado para localizar o documento faz com que o profissional paralise todas as funções e atrase outras atividades”, reforça Carneiro.

A P3Image desenvolve soluções que vão desde a guarda dos documentos impressos, com tecnologia de código de barras para facilitar a localização nos galpões planejados no espaço da P3, até a implantação de software que localiza, em sistemas instalados na operação do cliente, a informação exata do funcionário pelo portal All Store, plataforma exclusiva criada pelos programadores da P3. Com o portal, também é possível executar outras funções gerenciais, como geração de relatório, marcação, entre outras opções, de acordo com a necessidade do cliente. Confira abaixo o tempo mínimo de guarda de alguns documentos do setor de Recursos Humanos:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS PRAZO MÍNIMO DE GUARDA

  • Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) 20 anos
  • Folha de Pagamento 35 anos
  • Folha de Ponto 05 anos
  • GFIP (FGTS – RE / GR) 35 anos
  • GR Contribuição Sindical / Assistencial 05 anos
  • Holerites / Recibos de Pagamentos 05 anos
  • Prontuários de Funcionários Permanente
  • Recibo de Vale Refeição 06 anos
  • Recibo de Vale Transporte 06 anos

 

* Artigo fornecido por P3 Imagem

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *