NOTA FISCAL MODELO 1 OU 1-A – ROTEIRO


Introdução

Por intermédio do Ajuste SINIEF nº 3/1994, foi instituído o documento fiscal denominado Nota Fiscal, nos modelos 1 ou 1-A. Sua utilização é obrigatória para os contribuintes do ICMS e do IPI para acobertar o transporte de mercadorias e bens, seja no âmbito interno do Estado, seja no âmbito das operações interestaduais.

A legislação paulista trata da utilização da Nota Fiscal nos artigos 125 a 127 do RICMS/00, aprovado pelo Decreto nº 45.490/00. Já a legislação do IPI, disciplina a matéria nos termos no artigo 323 e seguintes do RIPI/02, aprovado pelo Decreto nº 4.544/02.

Segundo o disposto na legislação indicada, o contribuinte desses tributos deve observar os requisitos determinados para o correto preenchimento dos campos da nota fiscal, evitando, assim, arcar com penalidades que podem surgir com a simples inobservância de suas características.

A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, destina-se a acobertar o trânsito de mercadorias e bens que circulam em razão das operações comerciais realizadas pelos contribuintes, podendo servir para registro de entradas e/ou de saídas desses produtos nos estabelecimentos.

Sua emissão independe de haver tributação ou não. Será emitida sempre que houver circulação de mercadorias, promovida por contribuintes do ICMS e do IPI, ainda que a operação seja amparada por isenção, imunidade, não-incidência, suspensão e diferimento dos impostos.

Os modelos 1 ou 1-A da Nota Fiscal, diferenciam-se, unicamente, pela disposição dos campos, sendo o primeiro em linha vertical e o segundo, em linha horizontal. Contudo, os campos são os mesmos, devendo obedecer às mesmas disposições legais.

As Notas Fiscais poderão ser emitidas por meio manual, em formulários impressos em gráfica, em blocos ou jogos soltos, bem como poderão ser emitidas por meio do sistema eletrônico de processamento de dados, em formulários contínuos, obedecidas as disposições do Convênio ICMS nº 57/95 que estabelece o leiaute apropriado ao documento para uso em todo o território nacional.

No Estado de São Paulo, a emissão de notas fiscais por meio do sistema eletrônico de processamento de dados encontra disciplina na Portaria CAT nº 32/96, que absorve as disposições do mencionado Convênio ICMS nº 57/95.

Além da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, também é um documento fiscal utilizado por contribuintes do ICMS e do IPI para acobertar a circulação de mercadorias. Observe-se que a NF-e, é de uso obrigatório para alguns contribuintes e para ter validade jurídica necessita de assinatura digital, bem como da autorização de uso por parte da administração tributária. No presente Roteiro, no entanto, trataremos dos procedimentos relativos à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, sendo que a NF-e é objeto de Roteiro específico.

Feitos esses esclarecimentos iniciais, trataremos no presente Roteiro sobre o correto preenchimento dos quadros e campos constantes dos modelos 1 ou 1-A da Nota Fiscal, trazendo à exame a descrição de critérios que devem ser observados quando esses impressos forem utilizados pelos contribuintes do IPI e do ICMS, com base na legislação aplicável a cada operação fiscal, atendidas as disposições do Convênio SINIEF s/nº, de 15/12/1970 e demais normas correlatas.

I. Esboço da NF Modelo 1 (Instruções Campo a Campo)

Com base nas disposições da legislação do ICMS, a seguir elaboramos um detalhamento dos requisitos a serem observados na emissão das Notas Fiscais:

Note-se inicialmente que o documento fiscal, quando não incluir campo relativo à fatura, deverá denominar-se Nota Fiscal, sendo incluído campo relativo à fatura, deverá denominar-se Nota Fiscal Fatura.

1) Quadro Emitente – neste quadro deverão constar: nome/razão social, endereço, bairro, município, fone, fax, UF e CEP do próprio emitente;

Nota: Caso o emissor, possua algum logotipo, poderá inserí-lo também nesse campo.

2) Campos Saída ou Entrada – conforme a hipótese de emissão do documento, o emissor deverá indicar o respectivo quadro assinalando com um “X”;

3) Numeração – o documento fiscal deve possuir uma numeração sequencial. Caso se trate de bloco de notas fiscais, esse número será impresso tipograficamente. Caso o contribuinte emita o documento por processamento de dados, o número pdoderá ser impresso pelo sistema, em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimento, independentemente da numeração tipográfica do formulário;

A nota fiscal, modelo 1 ou 1-A, deverá ser numerada, por modelo, em ordem consecutiva de 000.0001 a 999.999, reiniciada a numeração, quando atingido este limite.

4) Vias fiscais – cada Nota Fiscal possui mais de uma via e cada uma delas tem uma destinação específica indicada na respectiva via;

5) Campo Natureza da Operação – deverá ser indicada a natureza da operação de que decorrer a saída ou entrada, como por exemplo: venda, transferência, aquisição de ativo de pessoa física, devolução, importação etc.;

6) Campo CFOP – para cada operação a legislação também prevê um Código Fiscal de Operação ou Prestação(CFOP). Há também CFOP’s genéricos (1.949/2.949/5.949/6.949) a serem utilizados, quando não houver um CFOP específico para a operação realizada;

Nesse campo poderá ser indicado mais de um código, se a mesma nota fiscal amparar operações distintas;

7) Campo Inscrição Estadual do Substituto Tributário – quando o contribuinte substituto realiza operações interestaduais com mercadorias sujeitas à substituição tributária, deve obter inscrição estadual, como substituto tributário no Estado de destino. Nesse campo deverá ser indicado o número de inscrição estadual do substituto tributário na unidade da Federação em favor da qual é retido o ICMS;

8) Campo CNPJ – nesse campo deve ser informado o CNPJ do emissor do documento fiscal;

9) Campo Inscrição Estadual – indicação da inscrição estadual do emissor no Estado onde está estabelecido;

10) Quadro Destinatário/Remetente – nos campos desse quadro deverão constar os dados do estabelecimento destinatário, quando se tratar de nota fiscal de saída, ou do remetente, quando se tratar de nota fiscal de entrada: nome/razão social da empresa, CNPJ, endereço, bairro, município, UF, CEP, fone/fax e a inscrição estadual;

Nas operações de exportação, o campo destinado ao município, do quadro “Destinatário/Remetente”, será preenchido com a cidade e o país de destino.

11) Campo Data de Emissão – indicação da data em que a respectiva Nota Fiscal foi emitida, independentemente da data de saída ou de entrada da mercadoria;

12) Campo Data da Saída/Entrada – indicação da data da efetiva saída, ou da entrada da mercadoria no estabelecimento;

13) Campo Hora da Saída – indicação da hora efetiva da saída;

O contribuinte que emite Nota Fiscal por processamento de dados poderá preencher as indicações referentes à data e hora da efetiva saída das mercadorias do estabelecimento emitente mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével.

14) Campo Código do Produto – o emissor deverá indicar nesse campo o código que adota para identificação do produto;

A indicação do código deverá ser efetuada com os dígitos correspondentes ao código de barras, se o contribuinte utilizar o referido código para o seu controle interno.

15) Campo Descrição dos Produtos – nesse campo o emissor deverá indicar o nome, marca, tipo, espécie e demais elementos que permitam a identificação do produto;

Quando a Nota Fiscal possuir mais de um CFOP, os respectivos códigos serão também indicados na linha correspondente a cada item após a descrição do produto.

16) Campo Classificação Fiscal – a legislação do IPI determina essa classificação numérica para cada produto, composta de 8 dígitos e que está prevista na Tabela de Incidência do IPI – TIPI. Neste campo, deve ser indicada a classificação fiscal do produto, desde que exigida pela legislação do IPI;

Em substituição à aposição dos códigos da TIPI, poderá ser indicado outro código, desde que, no campo “Informações Complementares” ou no verso da Nota Fiscal, seja impressa, por meio indelével, tabela com a respectiva decodificação. No caso de utilização do verso da Nota Fiscal deverá ser reservado espaço, com a dimensão mínima de 10 cm x 15 cm, em qualquer sentido.

17) Campo Situação Tributária – a legislação do ICMS prevê códigos específicos para identificar a tributação de cada operação realizada. O primeiro dígito indica a origem da mercadoria (nacional ou importada), e os dois últimos dígitos identificam a tributação (exemplo: tributada integralmente, isenta, não tributada, etc.). Assim, nesse campo o emissor deverá indicar o código de situação tributária (3 dígitos);

18) Campo Unidade – indicação da unidade da mercadoria, como por exemplo, caixa (cx), unidade (un), litro (l), quilos (kg) etc. e a quantidade da mercadoria;

19) Campo Quantidade – indicação da quantidade da mercadoria objeto da operação;

20) Campo Valor Unitário – indicação do valor unitário da mercadoria;

21) Campo Valor Total – nesse campo deve constar o valor total da mercadoria, correspondente ao resultado da multiplicação da quantidade pelo valor unitário;

22) Campo Alíquota – ICMS – indicação da alíquota do ICMS correspondente à operação/mercadoria;

23) Campo Alíquota – IPI – indicação da alíquota do IPI, quando tratar-se de operação realizada por industrial ou equiparado a industrial;

24) Campo Valor do IPI – tratando-se de operação realizada por estabelecimento industrial ou equiparado a industrial e sujeita ao IPI, neste campo deverá ser indicado o valor correspondente a esse imposto;

25) Campo Base de Cálculo do ICMS – ocorrendo operação tributada pelo ICMS, mesmo que sujeita à redução de base de cálculo, deverá ser informado nesse campo, o valor correspondente à base de cálculo do imposto. Havendo mais de uma mercadoria no respectivo documento fiscal, nesse campo, deverá ser informado o valor total, referente à soma da base de cálculo de todas as mercadorias constantes no documento;

26) Campo Valor do ICMS – campo destinado à indicação do ICMS incidente na operação;

27) Campo Base de Cálculo do ICMS Substituição – tratando-se de operação realizada pelo contribuinte substituto tributário, com retenção do imposto, o valor correspondente à base de cálculo do ICMS da substituição tributária deverá ser indicado nesse campo;

28) Campo Valor do ICMS Substituição – tratando-se de operação realizada pelo contribuinte substituto tributário, com retenção do imposto, o valor correspondente ao ICMS da substituição tributária deverá ser indicado nesse campo;

29) Campo Valor Total dos Produtos – campo destinado à indicação da soma dos valores de todos os produtos constantes na nota fiscal, correspondentes à multiplicação do valor unitário pela quantidade de mercadoria objeto da operação;

30) Campo Valor do Frete – caso o frete seja cobrado em separado, ou seja, caso não tenha sido incluído no valor unitário da mercadoria, o respectivo valor deverá ser indicado neste campo;

31) Campo Valor do Seguro – sendo a mercadoria segurada e o valor do seguro cobrado do destinatário, o valor correspondente deverá ser indicado neste campo;

32) Campo Outras Despesas Acessórias – deverá ser indicado neste campo qualquer outro valor cobrado do destinatário e para o qual não haja campo específico na nota fiscal;

33) Campo Valor Total do IPI – caso o produto esteja sujeito ao IPI, o valor correspondente deverá ser discriminado neste campo;

34) Campo Valor Total da Nota – campo destinado à indicação do valor total cobrado do destinatário, ou no caso de operação para as quais não haja cobrança, do valor total relativo à operação realizada;

35) Quadro Transportador/Volumes Transportados – nesse quadro deverão ser informados todos os dados do transportador, do veículo relativo ao transporte, bem como dos volumes tranportados;

Nota: Tratando-se de transportador autômono, no campo Nome/Razão Social deverá ser informada a expressão “Autônomo”.

Caso o transportador seja o próprio remetente ou o destinatário, essa circunstância será indicada no campo “Nome/Razão Social”, com a expressão “Remetente” ou “Destinatário”, dispensadas as indicações da condição de pagamento, do CNPJ, do endereço, do Município, da unidade da Federação e da inscrição estadual.

No campo Placa do Veículo deverá ser indicada a placa do veículo tracionado, quando se tratar de reboque ou semi-reboque desse tipo de veículo, devendo a placa dos demais veículos tracionados ser indicada no campo Informações Complementares.

36) Campo Informações Complementares – utilizado para indicar dados adicionais exigidos pela legislação, como por exemplo, a fundamentação legal das operações com benefícios fiscais, e também outras informações de interesse do contribuinte, tais como: indicação do número do pedido, vendedor e local da entrega, quando diverso do endereço do destinatário nas hipóteses previstas na legislação do ICMS. Quando sua extensão for insuficiente para as indicações necessárias, essas poderão ser feitas no campo “Dados do Produto”, sem prejudicar sua clareza, ou, ainda, ser aberto novo espaço no verso da via da nota fiscal;

Nas vendas a prazo, quando não houver emissão de Nota Fiscal-Fatura ou de fatura ou, ainda, quando esta for emitida em separado, a Nota Fiscal, deverá conter, impressas ou mediante carimbo, no campo “Informações Complementares”, indicações sobre a operação, tais como: preço a vista, preço final, quantidade, valor e datas de vencimento das prestações.

Na Nota Fiscal emitida relativamente à saída de mercadoria em retorno ou em devolução deverão ser indicados, ainda, neste campo, o número, a data da emissão e o valor da operação do documento original.

37) Campo Reservado ao Fisco – neste campo será aposto o Código da Repartição Fiscal a que o contribuinte estiver vinculado, com a indicação da expressão “Código do Posto Fiscal: PFC(…)”, quando se tratar de estabelecimento localizado no município de São Paulo;

38) Campo Nº de Controle do Formulário – no caso de Nota Fiscal emitida por processamento eletrônico de dados, deverá ser indicado tipograficamente neste campo o número de controle do formulário;

39) Canhoto Fiscal – trata-se comprovante de entrega dos produtos, que deverá integrar a 1ª via da Nota Fiscal, na forma de canhoto destacável e deverá conter a declaração de recebimento dos produtos, a data do recebimento dos produtos, a identificação e assinatura do recebedor dos produtos, a expressão “Nota Fiscal” e o número de ordem da Nota Fiscal.

A inserção do Canhoto é facultativa, devendo o contribuinte que optar pela não inserção informar ao fisco mediante indicação na Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF.

Observe-se ainda que no rodapé ou na lateral direita da Nota Fiscal deverão constar: o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CN PJ, do impressor da nota; a data e a quantidade da impressão; o número de ordem da primeira e da última nota impressa e respectiva série, quando for o caso; e o número da AIDF.

Abaixo da indicação do número da via da Nota Fiscal e da respectiva indicação, o documento possui um campo para indicação do prazo de validade do documento fiscal. Observe-se, no entanto, que o Estado de São Paulo não adota prazo limite de emissão, de forma que deverá ser informado 00.00.00.

Fundamentação: art. 127 do RICMS/SP.

I.1 Operações com Medicamentos

Nas operações que envolvam medicamentos, no campo relativo à descrição dos produtos, tratabdo-se de de medicamentos classificados nas posições 3003 e 3004 da TIPI, deverá ser indicados o número do lote de fabricação a que a unidade pertencer, devendo a discriminação ser feita em função dos diferentes lotes de fabricação e respectivas quantidades e valores.

Tratando-se de medicamento relacionado na Lei Federal nº 10.147/2000, os estabelecimentos industriais ou importadores deverão indicar no campo “Informações Complementares” da Nota Fiscal a identificação e subtotalização dos itens, por agrupamento, conforme segue:

a) “LISTA NEGATIVA”, relativamente aos produtos classificados nas posições 3002 (soros e vacinas), exceto nos itens 3002.30 e 3002.90, 3003 (medicamentos), exceto no código 3003.90.56, e 3004 (medicamentos), exceto no código 3004.90.46, nos itens 3306.10 (dentifrícios), 3306.20 (fios dentais), 3306.90 (enxaguatórios bucais) e nos códigos 3005.10.10 (ataduras, esparadrapos, gazes, sinapismos, pensos etc.), 3006.60.00 (preparações químicas contraceptivas à base de hormônios) e 9603.21.00 (escovas dentifrícias), todos da NBM/SH;

b) “LISTA POSITIVA”, relativamente aos produtos classificados nas posições 3002 (soros e vacinas), exceto nos itens 3002.30 e 3002.90, 3003 (medicamentos), exceto no código 3003.90.56, e 3004 (medicamentos), exceto no código 3004.90.46, e nos códigos 3005.10.10 (ataduras, esparadrapos, gazes, sinapismos, pensos etc.) e 3006.60.00 (preparações químicas contraceptivas à base de hormônios), todos da NBM/SH, quando beneficiados com a outorga do crédito para o PIS/PASEP e COFINS prevista no artigo 3º da Lei Federal nº 10.147/2000;

c) “LISTA NEUTRA”, relativamente aos produtos classificados nos códigos e posições relacionados na Lei nº 10.147/2000, exceto aqueles de que tratam as letras “a” e “b”, desde que não tenham sido excluídos da incidência das contribuições.

Observe-se ainda que a Nota Fiscal emitida por fabricante, importador ou distribuidor, relativa à saída, para estabelecimento atacadista ou varejista, dos produtos classificados nos códigos 3002, 3003, 3004 e 3006.60 da NBM/SH, exceto para as operações com produtos veterinários, homeopáticos ou amostras grátis, deverá conter, no campo “Descrição dos Produtos”, a indicação do valor correspondente ao preço constante da tabela, sugerido pelo órgão competente para venda a consumidor, e, na falta desse preço, o valor correspondente ao preço máximo de venda a consumidor, sugerido ao público pelo estabelecimento industrial.

Fundamentação: art. 127, § 25 do RICMS/SP.

I.2 Nota Fiscal Conjugada

Há contribuintes que além de realizar operações com mercadorias também presta serviço sujeito ao ISS, como por exemplo, o estabelecimento que efetua o conserto de bens. Ele presta serviço de conserto que é sujeito ao ISS, mas se nessa prestação substituir uma peça, ficará sujeito ao ICMS em relação a essa peça.

Nesse caso, o contribuinte poderá autorizar a Nota Fiscal Conjugada, ou seja, uma Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, que contém um campo para a descrição dos serviços prestados, bem como indicações relativas ao ISS.

Dessa forma, tratando-se de Nota Fiscal Conjugada, os dados relativos ao serviço deverão ser inseridos entre os quadros “Dados do Produto” e “Cálculo do Imposto”, conforme legislação municipal.

Fundamentação: art. 127, § 13 do RICMS/SP

I.3 Operação Sujeita a Mais de Uma Alíquota ou Situação Tributária

Nas operações sujeitas a mais de uma alíquota e/ou situação tributária, os dados do quadro “Dados do Produto” deverão ser subtotalizados por alíquota e/ou situação tributária.

Fundamentação: art. 127, § 12 do RICMS/SP

I.4 Romaneio

O emissor da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pode optar por utilizar o romaneio, que tem a finalidade de discrimnar os dados relativos ao produto objeto da operação. A emissão do romaneio depende de Autorização do Fisco (AIDF) e uma vez que seja utilizado será parte inseparável da Nota Fiscal.

Caso seja utilizado o romaneio, desde que constem neste, serão dispensadas as seguintes indicações na Nota Fiscal:

a) do código adotado pelo estabelecimento para identificação do produto;

b) da descrição dos produtos;

c) da classificação fiscal dos produtos;

d) do CST;

e) da unidade de medida utilizada para a quantificação dos produtos;

f) da quantidade dos produtos;

g) do valor unitário dos produtos;

h) do valor total dos produtos;

i) da alíquota do ICMS;

j) da alíquota do IPI, quando for o caso;

l) do valor do IPI, quando for o caso;

O romaneio deverá conter, no mínimo:

a) o nome, o endereço do emitente, inscrição estadual e no CNPJ do emitente;

b) número de ordem;

c) número e destinação das respectivas vias;

d) data de emissão;

e) data da efetiva saída ou entrada no estabelecimento;

f) nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço do destinatário;

g) valor total da Nota Fiscal;

h) dados do transportador;

i) no rodapé ou na lateral direita: o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor da nota; a data e a quantidade da impressão; o número de ordem do primeira e do último romaneio impresso e respectiva série, quando for o caso; e o número da autorização para impressão de documentos fiscais.

A Nota Fiscal deverá conter as indicações do número e da data do romaneio e, este, do número e da data daquela.

Fundamentação: art. 127, § 9º e art. 194 do RICMS/SP.

II. Destinação das Vias da Nota Fiscal

A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, deverá sempre ser emitida em mais de uma via. A quantidade de vias varia de acordo com a operação realizada, e cada uma delas tem uma destinação específica.

Assim, a Nota Fiscal será emitida, no mínimo, em 4 vias, que terão a destinação indicada nos subtópicos seguintes.

II.1 Operações Internas

Nas operações internas as vias da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, terão a seguinte destinação:

a) a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;

b) a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

c) a 3ª via, salvo disposição em contrário, não terá fins fiscais;

d) a 4ª via acompanhará a mercadoria e poderá ser retida pelo fisco do Estado de São Paulo, mediante visto na 1ª via.

Fundamentação: art. 130, I do RICMS/SP

II.2 Operações Interestaduais

Nas operações interestaduais as vias da Nota Fiscal terão a seguinte destinação:

a) a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;

b) a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

c) a 3ª via acompanhará a mercadoria e será destinada ao controle do fisco de destino;

d) a 4ª via acompanhará a mercadoria e poderá ser retida pelo fisco do Estado de São Paulo, mediante visto na 1ª via.

Fundamentação: art. 130, II do RICMS/SP

II.3 Exportação

Na saída para o exterior de mercadoria que tiver de ser embarcada no Estado de São Paulo, as vias da Nota Fiscal terão a seguinte destinação:

a) a 1ª via acompanhará a mercadoria e será entregue à repartição fiscal estadual do local de embarque, que a visará, servindo o visto como autorização de embarque, exceto quando dispensado pela autoridade fiscal;

b) a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

c) a 3ª via, salvo disposição em contrário, não terá fins fiscais;

d) a 4ª via acompanhará a mercadoria até o local de embarque, onde será entregue, juntamente com a 1ª via, à repartição fiscal, que a reterá;

Já na saída para o exterior de mercadoria cujo embarque deva se processar em outro Estado, as vias terão a seguinte destinação:

a) a 1ª via acompanhará a mercadoria e será entregue, pelo transportador, ao destinatário;

b) a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

c) a 3ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue ao fisco estadual do local de embarque;

d) a 4ª via, antes da saída da mercadoria do estabelecimento, será entregue, pelo contribuinte, juntamente com a 1ª e a 3ª vias, à repartição fiscal a que estiver vinculado, que a reterá e visará as demais, exceto quando o visto for dispensado pela autoridade fiscal.

A Portaria CAT nº 50/2005 dispõe sobre a obtenção de visto eletrônico.

Ressalte-se que se considera local de embarque aquele onde a mercadoria é colocada no meio de transporte, qualquer que seja, que a levará ao exterior.

Fundamentação: art. 130, III e IV do RICMS/SP.

II.4 Confecção das Vias da Nota Fiscal – Dados Específicos

O contribuinte poderá mandar confeccionar a Nota Fiscal em 3 vias, desde que, nos 6 meses anteriores ao pedido de autorização para a sua impressão, as operações internas representem, no mínimo, 80% da totalidade das operações de saída de mercadoria, hipótese em que:

a) esta circunstância deverá ser declarada, pelo contribuinte, na Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, com a utilização da expressão “Declaro, sob as penas da lei, que, nos últimos 6 meses, esta empresa realizou no mínimo 80% de operações internas”;

b) nas operações internas e de exportação com embarque no Estado de São Paulo, a 4ª via será substituída pela 3ª.

Fundamentação: art. 130, § 1º do RICMS/SP.

II.5 Utilização de Cópia Reprográfica

O contribuinte poderá utilizar cópia reprográfica da 1ª via da Nota Fiscal para:

a) substituir a 4ª via, quando mandar confeccionar apenas 3 vias, conforme subtópico anterior, nas operações interestaduais ou de exportação cujo embarque ocorra em outro Estado;

b) utilizá-la como via adicional, quando a legislação a exigir, exceto quando a respectiva via deva acobertar o trânsito da mercadoria.

Fundamentação: art. 130, § 2º do RICMS/SP.

II.6 Destinação Diversa da do Emitente

Nas operações internas, destinando-se a mercadoria à praça diversa da do emitente da Nota Fiscal e sendo o transporte feito por qualquer via, exceto a rodoviária, a 1ª e a 4ª vias acompanharão a mercadoria até o local do despacho e, realizado este, serão pelo emitente, juntamente com o documento referente ao despacho, remetidas ao destinatário.

Nessa hipótese, quando a mercadoria for retirada de armazém ou estação da empresa transportadora, deverá ser acompanhada, até o local de destino, pelas 1ª e 4ª vias da Nota Fiscal recebidas pelo destinatário.

Fundamentação: art. 130, §§ 3º e 4º do RICMS/SP.

II.7 Prazo de Guarda

O destinatário deverá conservar em seu poder a 1ª via dos documentos fiscais pelo prazo de 5 anos, nos termos do artigo 202 do RICMS/SP e, a 4ª via, pelo prazo de 1 ano.

Fundamentação: art. 130, § 7º do RICMS/SP.

III. Utilização de Via Adicional da Nota Fiscal

Na saída de vasilhames, recipientes ou embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento do remetente ou a outro do mesmo titular, ou a depósito em seu nome, em substituição à emissão da Nota Fiscal, poderá ser utilizada via adicional do documento que acompanhou a operação de remessa, sendo vedado o uso de cópia reprográfica.

Fundamentação: art. 131 do RICMS/SP.

IV. Seriação da Nota Fiscal

Quando adotada série, deverá constar imediatamente abaixo do número da Nota Fiscal a expressão “Série”, acompanhada do número correspondente.

Ainda relativamente à seriação da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, será observado o seguinte:

a) a utilização de séries distintas não é obrigatória, exceto no caso de uso concomitante da Nota Fiscal e da Nota Fiscal-Fatura;

b) é facultada ao contribuinte a utilização de séries distintas;

c) as séries, quando adotadas, serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, a partir de “1″, vedada a utilização de subsérie.

Caso o emitente da Nota Fiscal opte por utilizar o romaneio, este deverá observar a mesma série do documento fiscal do qual é parte inseparável.

Fundamentação: arts. 127, I, “p” e 196, parágrafo único do RICMS/SP.

V. Rasuras e Processos de Emissão da Nota Fiscal

O documento fiscal, não poderá conter emenda ou rasura e será emitido por qualquer meio gráfico indelével, compreendendo os processos eletrônico, mecânico ou manuscrito, com decalque a carbono ou em papel carbonado nas vias subseqüentes à primeira, garantida a legibilidade dos seus dados em todas as vias.

Fundamentação: art. 183 do RICMS/SP.

VI. Acréscimos e Supressões Permitidos

Destacamos no tópico I, os campos que compõem a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, todavia, será permitido:

a) acrescentar indicações necessárias ao controle de outros tributos federais e municipais, atendidas as normas da legislação de cada tributo;

b) acrescentar indicações de interesse do emitente, que não prejudiquem a clareza;

c) suprimir os campos referentes ao controle do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI, no caso de utilização de documentos em operações não sujeitas a esse tributo, exceto o campo “Valor Total do IPI” do quadro “Cálculo do Imposto”, hipótese em que nada será anotado neste campo;

d) alterar a disposição e o tamanho de qualquer campo, desde que não haja prejuízo à finalidade e à clareza.

Ressalte-se que as disposições das letras “b” e “d” anteriores, somente se aplicam à Nota Fiscal, quanto à inclusão:

a) do nome de fantasia, endereço telegráfico, números do telex, fax, e-mail e o da caixa postal, no quadro “Emitente”;

b) no quadro “Dados do Produto”:

b.1) de colunas destinadas à indicação de descontos concedidos e outras informações correlatas, que complementem as indicações previstas para o referido quadro;

b.2) de pauta gráfica, quando os documentos forem manuscritos;

c) à inclusão, na parte inferior da Nota Fiscal, de indicações expressas em código de barras, desde que determinadas ou autorizadas pelo fisco estadual;

d) à alteração no tamanho dos quadros e campos, respeitados o tamanho mínimo previsto e a sua disposição gráfica;

e) à inclusão de propaganda na margem esquerda desde que haja separação de, no mínimo, 0,5 centímetro dos quadros do modelo;

f) à deslocação do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, para a lateral direita ou para a extremidade superior do impresso;

g) à utilização de retícula e fundo decorativo ou personalizante, desde que não excedentes aos seguintes valores da escala “Europa”:

g.1) 10% – para as cores escuras;

g.2) 20% – para as cores claras;

g.3) 30% – para as cores creme, rosa, azul, verde e cinza, em tintas próprias para fundos.

Fundamentação: art. 183, §§ 1º e 2º do RICMS/SP.

VII. Carta de Correção

Fica permitida a utilização de carta de correção para a regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:

a) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

b) a correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;

c) a data de emissão ou de saída.

Fundamentação: art. 183, § 3º do RICMS/SP.

VIII. Vedação ao Destaque de Impostos

É vedado o destaque do valor do imposto na Nota Fiscal quando a operação for beneficiada por isenção, não-incidência, suspensão, diferimento ou, ainda, quando estiver atribuída a outra pessoa a responsabilidade pelo pagamento do imposto (substituição tributária), devendo essa circunstância ser mencionada na respectiva Nota Fiscal, com indicação do dispositivo pertinente da legislação, ainda que por meio de código cuja decodificação conste no próprio documento fiscal.

Fundamentação: art. 186 do RICMS/SP.

IX. Emissão de Nota Fiscal na Entrada – Hipóteses

O contribuinte do ICMS, além de emitir a Nota Fiscal nas hipóteses em que realizar a saída da mercadoria do seu estabelecimento, deverá emiti-la também em algumas situações para acobertar a entrada do produto no seu estabelecimento.

Dessa forma, o contribuinte deverá emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A:

a) no momento em que entrar no seu estabelecimento, real ou simbolicamente, mercadoria ou bem:

a.1) novo ou usado, remetido a qualquer título por produtor ou por pessoa natural ou jurídica não obrigada à emissão de documentos fiscais;

a.2) em retorno, quando remetido por profissional autônomo ou avulso ao qual tiver sido enviado para industrialização;

a.3) em retorno de exposição ou feira, para a qual tiver sido remetido exclusivamente para fins de exposição ao público;

a.4) em retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento;

a.5) em retorno, em razão de não ter sido entregue ao destinatário;

a.6) importado diretamente do Exterior;

a.7) arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público;

b) no último dia do mês, para efeito de englobar o registro dos serviços de transporte tomados, desde que o tomador não seja usuário de sistema eletrônico de processamento de dados.

Para englobar os serviços tomados, deverá ser emitida uma Nota Fiscal para cada:
a) CFOP;
b) CST;
c) destinação: serviço vinculado à operação ou prestação subseqüente alcançada pela incidência do imposto ou serviço em que o tomador for o usuário final;
d) alíquota aplicada.

Fundamentação: art. 136 do RICMS/SP.

IX.1 Trânsito da Mercadoria

A Nota Fiscal emitida para registrar a entrada de mercadorias e bens no estabelecimento de contribuinte servirá para acompanhar o respectivo trânsito até o local do estabelecimento emitente nas seguintes hipóteses:

a) quando o estabelecimento destinatário assumir o encargo de retirá-la ou de transportá-la quando remetida por produtor rural ou pessoa física ou jurídica não obrigada à emissão de documento fiscal;

A emissão da Nota Fiscal, nesse caso, não exclui a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal de Produtor.

b) nos retornos de industrialização, quando se tratar de profissional autônomo ou avulso, ou ainda no retorno de exposição ou feira;

c) importação, ou arrematação em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público.

Observe-se que o campo “Hora da Saída” e o canhoto de recebimento somente serão preenchidos quando a Nota Fiscal acobertar o transporte de mercadoria.

Fundamentação: art. 136, §§ 1º, 2º e 6º do RICMS/SP.

IX.2 Informações Adicionais

A Nota Fiscal conterá, no campo “Informações Complementares”:

1) nas hipóteses de retorno de industrialização feita por autônomo, retorno de exposição ou feira e retorno de mercadoria não entregue ao destinatário, os dados identificativos do documento fiscal correspondente à respectiva remessa;

2) na hipótese retorno de mercadoria saída para venda fora do estabelecimento, as seguintes indicações:

a) o valor das operações realizadas fora do estabelecimento;

b) o valor das operações realizadas fora do estabelecimento, em outro Estado;

c) os números e a série, quando adotada, das Notas Fiscais emitidas por ocasião da entrega da mercadoria;

3) na hipótese de entrada de mercadoria importada, a identificação da repartição onde se tiver processado o desembaraço, bem como o número e a data do documento de desembaraço.

Relativamente à Nota Fiscal emitida para englobar os serviços de transporte tomado, deverá conter, além dos demais requisitos:

a) a indicação dos dados ou situações que identificam cada situação, conforme nota da letra “b” do tópico IX;

b) a expressão “Emitida nos termos do inciso II do Art. 136 do RICMS”;

c) em relação às prestações de serviços de transporte, considerados os seus documentos fiscais, os valores totais:

c.1) das prestações;

c.2) das respectivas bases de cálculo do imposto;

c.3) do imposto destacado.

IX.3 Processamento de Emissão da Nota Fiscal de Entrada – Observações

Para emissão de Nota Fiscal na hipótese de Entrada, o contribuinte deverá:

a) no caso de emissão por processamento eletrônico de dados, arquivar as 2ªs vias dos documentos emitidos, separadamente das relativas às saídas;

b) nos demais casos, sem prejuízo do disposto na letra anterior, reservar bloco ou faixa de numeração seqüencial de jogos soltos ou formulários contínuos, registrando o fato no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (modelo 6).

Fundamentação: art. 136, §§ 3º a 5º do RICMS/SP.

IX.4 Importação de Mercadorias

Relativamente à mercadoria ou bem importado, deverá ser observado, ainda, o seguinte:

a) quando a mercadoria for transportada de uma só vez, o transporte será acobertado pelo documento de desembaraço e pela Nota Fiscal;

b) tratando-se de remessa parcelada, a primeira parcela será transportada com a Nota Fiscal relativa à totalidade da mercadoria, na qual constará a expressão “Primeira Remessa”, e com o documento de desembaraço. Cada posterior remessa será acompanhada de Nota Fiscal, na qual, além dos demais requisitos, serão indicados:

b.1) o número de ordem e a data do documento de desembaraço;

b.2) a identificação da repartição onde se tiver processado o desembaraço;

b.3) o número de ordem, a série e a data da emissão da Nota Fiscal relativa à totalidade da mercadoria;

b.4) o valor total da mercadoria importada;

b.5) o valor do imposto, se devido, bem como a identificação da respectiva guia de recolhimentos especiais;

c) o transporte da mercadoria será acompanhado, também, da correspondente guia de recolhimentos especiais, quando for o caso, podendo esta, a partir da segunda remessa, ser substituída por cópia reprográfica autenticada;

d) conhecido o custo final da importação e sendo ele superior ao valor consignado no documento fiscal, será emitida Nota Fiscal, no valor complementar, na qual constarão:

d.1) todos os demais elementos componentes do custo;

d.2) remissão ao documento fiscal emitido por ocasião da entrada da mercadoria;

A Nota Fiscal do valor complementar, emitida conforme letra “d”, além do lançamento normal no livro Registro de Entradas, terá seu número de ordem anotado na coluna “Observações”, na linha correspondente ao lançamento do documento fiscal emitido por ocasião da entrada da mercadoria no estabelecimento.

Fundamentação: art. 137 do RICMS/SP.

IX.4.1 Disposições Especiais

Se a operação estiver desonerada do imposto em virtude de isenção ou não-incidência, bem como no caso de diferimento, suspensão ou outro motivo previsto na legislação, o transporte da mercadoria deverá ser acompanhado, além da Nota Fiscal e do documento de desembaraço, quando exigidos, da Guia para Liberação de Mercadoria Estrangeira sem Comprovação do Recolhimento do ICMS, que obedecerá ao modelo contido no Anexo/Modelos do RICMS/SP e será emitida de acordo com disciplina estabelecida pela Secretaria da Fazenda.

É permitido ainda ao estabelecimento importador manter talão de Nota Fiscal em poder de preposto, hipótese em que fará constar essa circunstância na coluna “Observações” do livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência.

Fundamentação: art. 137, §§ 1º e 2º do RICMS/SP.

IX.5 Destinação das Vias

Quando da emissão de nota fiscal para registro das entradas de mercadorias e bens, o referido documento será emitido, no mínimo, em 3 vias, que terão a seguinte destinação:

a) nas hipóteses de entrada de bem novo ou usado, adquirido de pessoa não contribuinte e de retorno de industrialização realizada por autônomo:

a.1) a 1ª e a 3ª vias serão entregues ou enviadas ao remetente, até 15 dias da data do recebimento da mercadoria;

a.2) a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

b) nas hipóteses de: retorno de exposição ou feira; retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento; retorno, em razão de não ter sido entregue ao destinatário; produto importado diretamente do Exterior e de produto arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público:

b.1) a 1ª via ficará em poder do emitente, pelo prazo de 1 ano;

b.2) a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

b.3) a 3ª via ficará em poder do emitente, pelo prazo de 1 ano, caso não tenha sido retida pelo fisco ao interceptar a mercadoria na sua movimentação;

c) na hipótese da letra “b” anterior:

c.1) a 1ª via deverá ser arquivada juntamente com os documentos fiscais de transporte;

c.2) as demais ficarão presas ao bloco, para exibição ao fisco.

Fundamentação: art. 138 do RICMS/SP.

X. Dispensa de Emissão da Nota Fiscal

Conforme mencionado a legislação estabelece as hipóteses de emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A. Essa obrigatoriedade se aplica ainda que a operação não esteja sujeita à tributação. Por exemplo, um contribuinte do ICMS que vende livros está sujeito a emissão da Nota Fiscal para acobertar a saída do livro, mesmo que este esteja amparado pela não incidência. Todavia, a critério do fisco, poderá ser dispensada a emissão da referida Nota Fiscal, em relação à operação isenta ou não tributada, desde que realizada no território do Estado de São Paulo.

Fundamentação: art. 192 do RICMS/SP

Fonte CRC – SP

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